Czy Twoja firma dokonuje płatności na rzecz zagranicznych kontrahentów? Jeśli tak, musisz wiedzieć, jakie obowiązki wiążą się z podatkiem u źródła (WHT). Nieprawidłowe rozliczenie może skutkować koniecznością dopłaty podatku, a nawet sankcjami karnymi. Sprawdź, jakie należności podlegają WHT, jakie masz obowiązki jako płatnik i jak uniknąć błędów.
Czym jest podatek u źródła?
Podatek u źródła (withholding tax, WHT) to forma podatku dochodowego (PIT lub CIT), który pobiera płatnik w momencie dokonywania płatności na rzecz zagranicznego odbiorcy. Dotyczy to głównie przychodów pasywnych, takich jak odsetki, dywidendy czy należności licencyjne, ale również wynagrodzeń za niektóre usługi niematerialne.
Płatnik ponosi pełną odpowiedzialność za obliczenie, pobranie i wpłatę podatku do urzędu skarbowego. Dodatkowo płatnik może sprawdzić, czy odbiorca płatności uprawniony jest do obniżonej stawki podatku u źródła lub zwolnienia na podstawie umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania (UPO).
Kiedy powstaje obowiązek poboru WHT?
Obowiązek poboru podatku u źródła dotyczy polskich firm i instytucji dokonujących wypłat na rzecz podmiotów zagranicznych. WHT obejmuje m.in.:
- dywidendy – 19%,
- odsetki od pożyczek i obligacji – 20%,
- należności licencyjne (opłaty za znaki towarowe, prawa autorskie, know-how) – 20%,
- usługi niematerialne (doradcze, prawne, reklamowe, księgowe, badania rynku) – 20%,
- przychody z transportu lotniczego i morskiego – 10%.
Podstawowe stawki WHT można obniżyć lub uniknąć poboru podatku, jeśli zastosowanie mają postanowienia UPO bądź zwolnienia z opodatkowania.
Mechanizm pay and refund
Jeśli roczne wypłaty dochodów pasywnych (dywidendy, odsetki, należności licencyjne) na rzecz jednego odbiorcy, który jest podmiotem powiązanym, przekroczą 2 mln zł, płatnik musi pobrać podatek według ustawowej stawki, nawet gdy normalnie przysługiwałoby zwolnienie. W takiej sytuacji zagraniczny podmiot może wystąpić o zwrot nadpłaconego podatku w odrębnym postępowaniu.
Płatnik może uniknąć tego obowiązku, jeśli uzyska opinię o stosowaniu preferencji WHT – dokument wydawany przez urząd skarbowy, potwierdzający prawo do obniżonej stawki lub złoży oświadczenie WH-OSC – składane przez zarząd spółki, deklarujące spełnienie warunków do zastosowania preferencji.
Brak tych dokumentów oznacza konieczność pobrania podatku, a dopiero później możliwy jest jego zwrot.
Obowiązki płatnika
Jakie dokładnie obowiązki ma płatnik w związku z odprowadzeniem podatku u źródła?
- Pobrać podatek w dniu dokonania wypłaty.
- Wpłacić WHT do urzędu skarbowego do 7. dnia miesiąca następującego po miesiącu pobrania podatku.
- Złożyć deklarację CIT-10Z do końca pierwszego miesiąca po zakończeniu roku podatkowego.
- Sporządzić informację IFT-2R – do końca trzeciego miesiąca roku następującego po roku podatkowym, w którym dokonano wypłat .
Dodatkowo płatnik musi dochować należytej staranności, czyli odpowiednio zweryfikować odbiorcę płatności. Jeśli nie zgromadzi wymaganej dokumentacji, może odpowiadać za nieprawidłowo zastosowane zwolnienia.
Konsekwencje niedopełnienia obowiązków
Nieprawidłowy pobór lub niewpłacenie WHT w terminie może skutkować:
- obowiązkiem zapłaty zaległego podatku wraz z odsetkami,
- sankcjami karno-skarbowymi, w tym grzywną,
- odpowiedzialnością członków zarządu spółki.
Co więcej, jeśli płatnik błędnie złoży oświadczenie WH-OSC, może to zostać uznane za świadome wprowadzenie organu podatkowego w błąd, co wiąże się z surowymi konsekwencjami prawnymi.
