Prowadzisz firmę, więc z pewnością przetwarzasz różnego typu dokumentację wymagającą w pierwszej kolejności archiwizacji, a na koniec zniszczenia. Choć prawo dopuszcza możliwość samodzielnej utylizacji, coraz więcej przedsiębiorców korzysta z usług wyspecjalizowanych w tym zakresie podmiotów. Co obejmują i czy rzeczywiście warto się na nie zdecydować?
Czym jest outsourcing niszczenia dokumentów?
Outsourcing niszczenia dokumentów to nic innego, jak zlecenie tego zadania specjalistycznej firmie. Funkcjonuje na podobnych zasadach, jak na przykład prowadzenie księgowości przez biuro rachunkowe. Usługobiorca dostarcza materiał (w tym przypadku dokumenty do zniszczenia), natomiast usługodawca realizuje wszelkie pozostałe zadania. Do niedawna z outsourcingu korzystały głównie duże firmy, dziś jednak coraz chętniej sięgają po niego również lokalnie działające podmioty. Usługa ta wiąże się z:
- profesjonalnym niszczeniem dokumentów,
- niższymi kosztami (brak konieczności zakupu specjalistycznego sprzętu),
- regularną utylizacją dokumentów,
- możliwością czerpania z wiedzy i doświadczenia specjalistów.
Niszczenie dokumentów - co wchodzi w zakres usług?
Niszczenie dokumentów to dla wielu przedsiębiorców enigmatyczne pojęcie. Zadanie to może być realizowane przez podmiot zewnętrzny, jednak zakres świadczonych usług jest o wiele szerszy i obejmuje:
- mobilne niszczenie dokumentów,
- niszczenie dokumentów metodą bezpiecznych pojemników,
- digitalizację dokumentów,
- archiwizację,
- osuszanie,
- transport.
Innymi słowy, podmiot zewnętrzny może przejąć niemal całkowitą opiekę nad dokumentami, które nie są już przetwarzane przez pracowników, lecz z jakichś względów wymagają przechowywania. Firmy mogą oczywiście skorzystać z pełnego wachlarza usług lub wybrać te, które najlepiej odpowiadają specyfice ich działalności. Wiele zależy przede wszystkim od ilości i rodzaju dokumentów, którzy administratorem jest przedsiębiorca. Więcej informacji na temat dedykowanych rozwiązań dostępnych jest na stronie https://www.ekoakta.pl/uslugi/niszczenie-dokumentow/.
Profesjonalne niszczenie dokumentów - dlaczego warto?
Końcowy etap przetwarzania dokumentów, a więc niszczenie, budzi wiele wątpliwości ze strony przedsiębiorców. Nie zawsze zdają sobie oni sprawę z zagrożeń, z jakimi wiąże się nieprawidłowa utylizacja. Warto wiedzieć, że proces ten jest obwarowany wieloma wytycznymi, które znajdują się zarówno w przepisach krajowych, jak i w normach międzynarodowych. Profesjonalne niszczenie dokumentów pozwala na współpracę ze specjalistami, którzy posiadają dużą wiedzę i potrafią zastosować ją w praktyce. Współpraca opiera się przede wszystkim na wyborze odpowiednich metod utylizacji i opracowania sposobu postępowania z dokumentami przedawnionymi lub niepotrzebnymi. Techniczne aspekty utylizacji pozostają natomiast po stronie usługodawcy, dzięki czemu przedsiębiorca może zająć się rozwijaniem biznesu. Korzystając z profesjonalnych usług, ma pewność, że cała procedura odbywa się zgodnie z obowiązującymi przepisami.
